(4.5 דקות קריאה)

בכל 4 שניות נולד פרויקט ביוניק יו איי. טוב, אולי קצת הגזמתי, אבל בכל רגע נתון יש לנו לפחות 10 פרויקטים מורכבים שצריך להכיל ולהאכיל, לאהוב, לוודא שהתקדמו מספיק או בקיצור –לנהל. אי אפשר לעשות את זה "על הדרך". זה מצריך זמן, ניסיון וסבלנות משני הצדדים וגם הרבה בקרה פנימית ותחקור חיצוני.

לאורך השנים הבנו שהדגש שאנחנו שמים על ניהול הפרויקט צריך להיות לפחות כמו הדגש שאנחנו שמים על הפן המקצועי, מאחר והוא משפיע על איכות התוצרים ושביעות רצון הלקוח באותה מידה. בפוסט הזה אחלוק אתכם חלקים ממתודולוגיית ניהול הפרויקט שפיתחנו ביוניק יו איי בשנים האחרונות.
האתגרים בכל פרויקט הם שונים, אבל יש שאלות שמלוות אותנו תמיד. האם נדרש פתרון יצירתי עבור כל לקוח או שניתן להישען על פתרונות עבר? האם שירות טוב ללקוח יהיה לספק את התוצרים שהבטחנו ולשמור על התקציב, או דווקא לסטות מהדרך הראשונית? איך מתנהלים כשיש משבר בפרויקט ומתי כדאי ליצור אחד כזה בעצמינו?

כדי להבטיח לעצמינו שהפרויקט הבא יהיה מוצלח יותר מקודמו אנחנו שואלים במהלך כל פרויקט ובסיומו, את עצמינו ואת הלקוח, מה הלך טוב ומה פחות. אנחנו מתעדים את השיחות הללו והופכים אותן למשימות, הנחיות וידע עבור הפרויקט הבא. אנחנו משתדלים לחפש מדדים נוספים מלבד שביעות רצון ועמידה בתקציב, כדי שנדע בצורה אובייקטיבית האם התוצרים שלנו מעולים או שרק התאהבנו בהם תוך כדי המסע.

איך יוצאים לדרך?

יש חוזה חתום ויש גם התנעה רשמית. הכנו כיבוד ומצגת עם ברווזים וגם כמה שקפים על תהליך העבודה שלנו.

אבל לפני הכול חשוב לנו להגיע מוכנים. למדנו שהעברת מקל בין צוות המכירות שלנו לצוות המקצועי היא רגע שחשוב לתת עליו את הדעת. זאת לא פגישת מסדרון וגם לא בריף במייל. הפגישה הזו קיבלה את השם "התנעה פנימית" וזאת פגישה אמיתית. במהלכה כל מי שהולך לקחת חלק בפרויקט מקבל עדכון מדויק על ההתרחשויות עד כה. ננסה לענות על כל השאלות שיעזרו לנו לצאת לדרך בצורה הכי טובה: מהי תמונת הניצחון של הלקוח שלנו? מי יעבוד מולנו ומה תפקידו? אילו אתגרים צפויים לנו? אילו פרויקטים דומים עשינו בעבר ומה נעשה טוב יותר הפעם? נדבר גם על נתונים טכניים כמו תקציב, לו"ז ולוגיסטיקה בסיסית (מה עושים אם הלקוח בחו"ל, בקיבוץ בצפון או ביוקנעם).

את הפגישה הזאת המאפיין המוביל מסכם בכתב וברצינות ושולח לאישור כל המשתתפים בפגישה, כדי להרוג כל ספק לחוסר אחידות בנינו ובעיקר כדי ליצור תחושת בטחון כבר מההתחלה.

הכי כיף זה לתאם ציפיות

מסיום ההתנעה הפנימית נדרשות בערך 456 פעולות קטנות ותאום עם 6 אנשים כדי להתייצב כמה ימים אח"כ מחויכים לפגישת ההתנעה הרשמית. כדי לוודא שכל הצדדים מגיעים מוכנים, יצרנו שאלון שנשלח אל הלקוח לפני הפגישה. רוב הלקוחות מגיעים לפגישה אחרי שמילאו את השאלון בצורה יסודית ועם הרבה מחשבה. היו גם לא מעט שלא הספיקו או חששו להתחייב לתשובות מבלי להתייעץ איתנו קודם. אנחנו מבינים ומקבלים את כולם.

מטרת הפגישה היא לספר ללקוח על התנהלות הפרויקט קדימה. אנחנו לוקחים אותו יד ביד לאורך כל הפרויקט ודואגים ליידע אותו כיצד יהיה עליו להיערך בכל שלב. אנחנו מתאמים ציפיות בנוגע לתקציב וללו"ז אבל גם נזהרים לא להפחיד עם כל אילוצי הפרויקט. אנחנו מאירים בפנס על מה שעשוי לכאוב בתהליך אבל מנסים גם להצחיק תוך כדי.

בנינו מצגת התנעה שמובילה את הפגישה ומאפשרת לתת את הבמה לאנשים הנכונים משני הצדדים ולמנוע את ההיסחפות שפגישות כאלו עלולות לייצר. אנחנו מסכמים אותה עם 8 תובנות שנכתבו בדמם (=כספם) של לקוחות בהובלת נציג ממחלקת ניהול פרויקטים. בחרנו להקדיש זמן לא מבוטל כדי להגיד שניהול הפרויקט הוא חלק מהדיל, ושהוא כלי לא פחות חשוב מתוצרים מקצועיים נהדרים. זה כלי שנוצר עבור הלקוח ואנחנו מסבירים לו איך הוא יוכל להיעזר בו.

אז של מי האחריות ביחסי ספק-לקוח?

כדי לנהל פרויקט מעולה אנחנו חייבים איש קשר אחד. יש לו תפקיד קריטי בהצלחת הפרויקט והוא אחראי על איסוף כל המידע הגועש בארגון וריכוז שלו בצורה שתאפשר לנו לתקן את התוצרים ששלחנו במינימום זמן. נשמע סיוט, נכון? הבנו שכדי להצליח כדאי שנעזור למי שעובד איתנו, ניתן לו גב ונספק לו תנאים שיאפשרו לו ולנו לעשות את העבודה הכי טובה שאנחנו יכולים. התנאי החשוב ביותר שאיש הקשר יזדקק לו הוא זמן פנוי. ניהול פרויקט אפיון ועיצוב מצריך לפחות יומיים שלמים בשבוע, על פני כל תקופת הפרויקט. ברור לנו שאם לא נבהיר את העובדה הזאת ממש על ההתחלה, נקבל פרויקט שצובר איחורים כבר מהשלבים הראשונים. אז אנחנו שואלים בישירות האם ירדו מאותו אדם משימות בהיקף כזה ותתאפשר לו הזמינות לה הוא זקוק.

למדנו עם הזמן שלא משנה כמה "נורא דחוף" יהיה הפרויקט, תמיד תארוב בסביבה איזו שגרה איומה שתתחרה בנו. אז התחלנו לספק ללקוח לו"ז שיעזור לו לקבוע פגישות פנימיות בארגון בהתאם למועדי שליחת התוצרים שלנו. כך אנחנו  מסייעים לו לאסוף פידבקים בזמן ומהאנשים הנכונים.

מה קורה בסוף?

סיימנו להגיש את כל התוצרים ולבצע בדיקות קבלה על תוצרי הפיתוח. התקשרנו ללקוח להגיד תודה ולקבל משוב סוף פרויקט. עכשיו הגיעה הזמן לתחקור פנימי. עם הזמן הבנו שתחקור סוף הפרויקט יכול לשמש אותנו לבחינת נושאים נוספים בחברה. לדוגמא, כדי לבחון את הערכים שלנו. אנחנו מאמינים בתקשורת פתוח וכנה (Tough Love עד הסוף) אז ניעזר בפגישת סיכום הפרויקט גם כבמה לפתרון מחלוקות, מקצועיות או בינאישיות. אנחנו מאמינים במדידה ושיפור מתמיד, אז נדאג לתעד את כל הדברים שעבדו טוב, או לא טוב, ונבדוק כיצד השתפרנו לאורך הדרך. אנחנו מאמינים בצוות יצירתי, שחוקר לעומק אבל גם עוצר לנקות את הראש, אז נחגוג סיום של כל פרויקט עם אלכוהול ומשחקים שיזרימו את הדם אל המח. אנחנו סומכים על התהליך שישתנה איתנו ושירת אותנו טוב יותר בפעם הבאה. והאמת, זה הולך לנו ממש ממש לא רע.

בכנס UXI Live 2017, גיל זאבי תנחה שולחן שיחה בדיוק בנושא הזה.
רוצים להיות שם? הרשמו ליום ההרצאות, הוא קורה בעוד שבוע בדיוק!