לאחרונה נתקלנו בבעיה שחזרה על עצמה אצל רבים מלקוחותינו- קושי בניהול התקשורת בין צוותי המוצר, העיצוב והפיתוח בחברה, שמתבטא בחוסר בעקביות ואחידות בתוצרי החברה, בין אם מדובר בכמה מערכות שמנוהלות כל אחת ע"י צוות מוצר ופיתוח נפרדים, ובין אם מדובר במערכת מורכבת אחת שעובדים עליה כמה צוותים מקבילים, הבעיה ישנה – החברה גדלה ומתרחבת, מתפתחת ומשתכללת, ובהתאמה מספר הלקוחות גדל והמערכות הולכות ומסתעפות.

עכשיו, מצד אחד אתם חברה דינמית, אתם קשובים לצרכי השוק המשתנים ולא מפחדים לאמץ פיתוחים טכנולוגיים חדשים, אבל מהצד השני, אתם גם חברה עובדת עם לקוחות פעילים, וצריך להמשיך לרוץ.. אז הוספתם עוד פיצ'ר למערכת הזו, ועוד יכולת לזו, וכפתור פה ופעולה שם.. ונוצר קצת בלאגן  (או שמיכת טלאים שלא היתה מביישת אף סבתא).

אז מה עושים?

קודם כל מבינים שיש צורך בארגון מחדש של הדברים, ומכירים בחשיבות שביצירת שפה אחידה בין כל הצוותים ומול הלקוחות – כזו שתאפשר התקשרות פנים ארגונית יעילה, עקביות בנראות המוצר/ים, הוספת שדרוגים והטמעת תהליכים חדשים בקלות וכמובן הפחתת משך הלמידה וההכשרה של המשתמשים (תוכלו לקרוא על כך עוד במאמר המצוין של אורי דר על רה-דיזיין).

אחרי זיהוי הצורך, אוספים את כל המערכות הקיימות ובוחנים אותן. לומדים מאילו רכיבים הן בנויות ומה השפה העיצובית הקיימת, ומאחדים תחת קורת גג אחת לסטייל גייד משותף. פשוט, לא? אז זהו שלא ממש..

אמנם למשתמש חדש או לצופה מן הצד נראה שיש כאוס במערכות, אבל בסופו של דבר הן עובדות.. יש בארגון דפוסי עבודה מושרשים והרגלים של שנים שלא פשוט (ולא בטוח שצריך) לשנות.

בנוסף, בשביל לא למצוא את עצמכם עם עוד טלאים בשמיכה בעוד כמה שנים , לא מספיק לפתור את הבלאגן הנוכחי. חייבים לפתוח את הראש ולחשוב לטווח הארוך, לנסות לאפיין אילו צרכים עתידיים עשויים לצוץ, ולוודא שניתן להם מענה כבר עכשיו.

בדיוק בגלל המורכבויות הללו, עשוי להיות יתרון בעבודה על פרויקט שכזה דווקא לגורם חיצוני "נייטרלי". אמנם אין מי שמכיר את המערכות, הצרכים, תהליכי העבודה ונקודות הקושי טוב כמו מישהו מבפנים, אבל כאן בדיוק טמון גם הקושי. סביר שמי שמושקע כל כך בארגון, יתקשה לזהות את כלל הבעיות או מנגד הוא עשוי להתמקד ביותר מדי בעיות עד שיהיה לו קשה להתנתק מהן, והוא לא יצליח לראות את התמונה הגדולה בזום אאוט בלי לרדת לפרטים ולתהליכים ספציפיים, במטרה ליצור מעטפת קוהרנטית וברורה, עליה יולבשו עוד ועוד שכבות.

בסדר, בסדר, אז זה תהליך חשוב ומשמעותי לארגון, אבל הוא גם נשמע כל כך קשה ומסובך. אמאל'ה! איך מתחילים? נושמים עמוק, מצטיידים בהרבה מוטיבציה, פתיחות והקשבה וקופצים למים.. :)

ובשביל להוריד את מפלס החרדה, נפרט כעת איך מבצעים את המהפך המושלם ב-3 שלבים, כפי שביצענו עבור אחת מחברות הביטוח הגדולות בארץ:

1. למידה

  • למידה והיכרות עם החברה: יושבים ביחד ומתחילים להכיר- מה הם ערכי החברה, הצרכים הקיימים והעתידיים שלה ואיך נראית השפה העיצובית הקיימת (אם קיימת). בשלב זה חשוב שתפגשו גם עם צוות השיווק של החברה, על מנת להתחבר לשפת המותג הקיימת, זו שהלקוח מכיר מבחוץ. תעברו יחד על ספר המותג של החברה, על בסיסו תמשיכו לעבוד. חשוב לזכור שלא מדובר כאן על תהליך רה-ברנדיג של החברה אלא על רה-ארגון שאמור לשפר את חווית השימוש ולייעל את תהליכי העבודה, אך כל זה באופן "שקוף" שלא בהכרח אמור להיות מורגש ללקוח הקצה.
  • למידה והיכרות עם המערכות: בשלב זה חשוב שתבחנו את אופן השימוש במערכות, תלמדו לעומק את תהליכי העבודה, תכירו את המשתמשים, ותזהו את ההבדלים בצרכים ובדפוסי השימוש בין הצוותים השונים.

2.הכנה

  • הכנת קונספטים עקרוניים על גבי מסכים קיימים: יש! סיימתם את שלב הלמידה ואפשר להתחיל במלאכת העיצוב. על גבי מסכים של אחת המערכות הקיימות תעצבו שני קונספטים עם בסיס זהה אך נראות שונה. המטרה של שלב זה היא להתכנס יחד לכיוון עיצובי רצוי ולוודא שכולם חושבים באותו ראש. אמנם השקעתם בתהליך הלמידה, אך עדיין..אין מי שמכיר לעומק את המערכות והצרכים יותר מהלקוח עצמו, וחשוב לקבל את האינפוט וההכוונה הרצויים ממנו לפני שמתחילים לעבוד על כל רכיב ורכיב.
  • בחירת קונספט מנצח ופירוק המערכות לרכיבים: בשעה טובה נבחר קונספט עיצובי מוביל ואפשר להתקדם! עכשיו הזמן לצלול עמוק פנימה, ולהתחיל לברור ולפרק כמה שיותר אלמנטים במערכות, במטרה כמובן להרכיב אותם בשלב הבא מחדש- טפסים, טבלאות, סרגלי פעולות. המטרה לזהות תבניות קיימות שחוזרות על עצמן, להבין מאילו רכיבים הן בנויות ולפרק אותן לכמה שיותר אבני בניין (כפתורים, שדות, אייקונים, כותרות וטקסטים), כך שיהיה ללקוח "בנק" אלמנטים עשיר ומגוון שיוכל לשרת אותו ולתת מענה לכל צורך קיים וחדש שיעלה. חשוב לזכור שכל רכיב בנוי למעשה משני חלקים-עיצוב והתנהגות. עיצוב נוגע לנראות הרכיב (צבע, גודל, צורה וכו'), ואילו ההתנהגות נוגעת לתפקוד הרכיב (למשל-האם תפריט ייפתח בלחיצה כלפי מטה או הצידה), על שניהם יש לתת את הדעת בשלב זה.
  • הדגמת הרכיבים החדשים בתהליך עבודה (פלואו) קצר: בעיצוב הרכיבים החדשים נסו ליצור סגנון אחיד שיתאים לכלל מערכות החברה. על מנת להמחיש את המשכיות העיצוב בתוך המערכות, ולוודא שאכן כל האלמנטים המפורקים יודעים לעבוד יחד ולהתחבר לכדי מסכים יפים ונוחים, בחרו תהליך עבודה קיים והדגימו את הפלואו החדש שלו. מעבר לעיצוב וסידור האלמנטים במסך, כדאי לטפל בשלב זה גם באזור התפריטים וסרגלי הניווט, כך שישתלבו בכלל המערכות וייקלו על המשתמש בעת עבודה מקבילה ובמעבר תדיר בין מערכות.
  • בניית סטייל גייד: ה-מ-ט-ר-ה לשמה התכנסנו! אחרי שהבנתם שאתם ממש בכיוון, יש לכם בנק מרשים של אלמנטים שיודעים להתחבר יחד לכדי מסכים ותהליכים שלמים, הגיע הזמן לפרוש את כלל התצורות הקיימות של כל רכיב ולארגן בצורה מסודרת במדריך שישמש את צוותי הפיתוח בחברה- טבלאות מורכבות יותר ופחות, סוגי שדות וכפתורים ומצבי פעולה (פעיל, לא פעיל, מעבר עכבר, שגיאה), סכמת צבעוניות וגדלי טקסט. המטרה היא לתת מענה מראש לכמה שיותר וריאציות ומצבים שעלול לצוף הצורך בהם בעתיד.

3.יישום

  • הדגמת הסטייל גייד על גבי מסכים: כתוצר נלווה ומשלים לסטייל גייד עצמו, כדאי ליצור כמה מסכים מלאים, על מנת להדגים איך הרכיבים עובדים ומאורגנים בתוך המערכות. זהו תוצר מסכם חשוב, שמסייע בתהליך ההטמעה של הסטייל גייד, מחבר את הצוותים הפנימיים בחברה למדריך החדש ש"נחת" עליהם, וממחיש לדרג הניהולי ולעובדים שאינם חלק מצוותי המוצר והפיתוח את התהליך החשוב וקפיצת המדרגה שעברה החברה.
  • בניית תכנית הטמעה: בשביל שהעבודה המקיפה שנעשתה תישא פרי, ותביא לשינוי אמיתי בחברה חשוב להתחיל בהטמעה של הסטייל גייד במערכות הקיימות ועל אחת כמה וכמה במערכות חדשות, למין ההתחלה. בניית תכנית פעולה הדרגתית יכולה לסייע מאד בהליך זה ובהפיכתו  של הסטייל גייד לחלק בלתי נפרד מתוצרי החברה.

אז כפי שאתם יכולים להבין תהליך יצירה של סטייל גייד מורכב מעבודה מאומצת וקפדנית שמטרתה לוודא שאתם מקיפים את ה-כ-ל. שאין רכיב או אלמנט שפיספסתם ולא טיפלתם בו, ושכל החלקים מתאחדים לכדי מסכים קוהרנטיים ותהליכים פשוטים וזורמים. זוהי עבודה מאתגרת, של מציאת האיזון הנכון והמדוייק בתוך גבולותיהן הצרים יחסית של מערכות קיימות, מבלי לשכוח להישיר מבט קדימה לשינויים העתידים לבוא.

בסופו של דבר זה קצת כמו משחק.. מפרקים ובונים, ושוב מפרקים ושוב בונים, עד שהכל יושב בול ומתקבל הפאזל המושלם. כזה ששוליו אינם ישרים אלא פתוחים, מוכנים ומזומנים לחלקי הפאזל הבאים שיצטרפו אליהם.

זוכרים את שמיכת הטלאים? אז תספרו לסבתא שעכשיו היא משמשת אתכם רק בבינג' בסופ"ש.

עשיתם תהליך דומה? שתפו אותנו!